O Instituto Federal de Mato Grosso lançou a primeira edição do Manual de Redação Oficial com o objetivo de padronizar os documentos oficiais da instituição. O manual surgiu através de uma demanda dos alunos do curso de capacitação “Redação Com Foco na Elaboração de Documentos Oficiais”, realizado em 2017.
O curso foi uma ação da Diretoria Sistêmica de Gestão de Pessoas (DSGP), que convidou a professora de Língua Portuguesa, Literatura e Redação, Maristela Abadia Guimarães, para ministrar a capacitação aos servidores da Reitoria. A professora contou que, nos primeiros dias de aula, os participantes falaram que a instituição precisava ter um manual de redação, ela aceitou o desafio e os convidou para produzir o material.
Ao atender a demanda dos servidores em se criar um manual, ela comentou que a equipe buscou informações nos sites de outros institutos federais, pois muitos já possuem esse tipo de manual.
“Os servidores que participaram do curso entenderam a importância de conhecer sobre documentação oficial e desejavam se profissionalizar. Foi um trabalho em conjunto que nasceu dentro da Instituição. Esses servidores e essas servidoras são os autores e se dispuseram a trabalhar nesse manual. Terminou o curso, a gente continuou com várias reuniões. Ele foi olhado, várias e várias vezes. A revisora da instituição, Sandrine Huback, que não era do grupo, aceitou fazer uma revisão, além da minha, que melhorou muito o nosso trabalho”, relembra Guimarães.
A professora salienta que o manual é um avanço para o IFMT, pois tem o objetivo de profissionalizar e padronizar os documentos. “É claro que essa é a primeira edição e haverá falhas. As pessoas podem dar sugestões para a segunda edição. Quem sabe, numa segunda edição, entrem outros autores. O importante é começar”, enfatiza.
A professora de Língua Portuguesa e de Redação explicou que o Manual de Redação Oficial do IFMT baseia-se no Manual de Redação da Presidência da República. Ela salientou que a Constituição da República de 1998, em seu artigo 37, determina que é papel da Administração Pública obedecer aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, o que gera a necessidade dessa padronização. Da Constituição, nasceu o Manual da Presidência; e deste e de vários outros documentos, e também de nossa experiência diária, nasceu o do IFMT.
“Os órgãos executivos, como é o caso do IFMT, adaptam as normas do Manual de Redação da Presidência da República conforme a sua realidade. É como se ele fosse uma norma técnica que é adaptada. Ele é a nossa base. Como a segunda edição deste manual é de 2002, ele não normatiza todos os tipos de comunicação, como por exemplo, e-mail institucional, WhatsApp, entre outros. O que precisou ser adaptado, foi feito”.
Maristela Abadia Guimarães destacou que existe uma legislação que trata dessa questão de documentação oficial. “Toda instituição pública tem que ter a sua memória, e essa memória é feita através dos documentos. Eles são nossos registros e, portanto, precisam ser normatizados”, salienta Maristela.
Ao final do material, estão as referências bibliográficas e lá constam todos os documentos e textos que foram estudados para fundamentar o trabalho. Outra referência utilizada no manual foi a transparência ativa, que estipula sobre o acesso à informação.
O manual, segundo a professora, tem o objetivo de padronizar os documentos. “O memorando que é feito na Reitoria deve ter o mesmo padrão do que é feito nos campi. Por que ele tem que ter o mesmo padrão? Porque ele é a memória da instituição e somos todos da mesma instituição. Isso é profissionalizar os trabalhos”, ressaltou Maristela.
O documento possui ISBN, sendo reconhecido pela Biblioteca Nacional. “O ISBN garante que esse é um manual reconhecido e válido nacionalmente. Ver a produção final é uma vitória de toda a equipe que trabalhou arduamente”.
A assistente administrativa da Propes, Raquel Maria Mallezan, disse que a sua participação na elaboração do Manual de Redação Oficial representou uma oportunidade de atingir de forma ampla os servidores do IFMT para que tenham a mesma comunicação oficial. “Espero que com o manual não tenha mais diferenciação nos documentos oficiais. Essa é a minha esperança. Que esse documento seja uma ferramenta útil para os atuais e novos servidores”, pontuou Raquel.
O reitor do IFMT, professor Willian Silva de Paula, salientou que o Manual de Redação Oficial é muito importante para a instituição porque norteará e balizará as produções oficiais de documentos do Instituto.
Willian de Paula ressalta que num documento como esse prevalece a criatividade do escritor, a mensagem que ele quer passar.
“Ele foi produzido por várias mãos, e mãos que foram capacitadas para colocar em prática o que sido vivenciado no dia a dia de uma estrutura organizacional como a nossa. A riqueza desse manual para o nosso Instituto consiste no fato de ser fruto da experiência e do empenho dos servidores que ajudaram na elaboração desse documento, que norteará as produções escritas, não só de cunho oficial, mas também outras, já que o escritor e o servidor, poderão usá-lo para se comunicar de uma forma cada vez melhor, de forma objetiva, transparente e efetiva”, finaliza o reitor do IFMT.
